Bir işletme için ERP yazılımı seçmek, hem en önemli finansal yatırımlardan birine karar vermek, hem de işleyişe dair kritik bir hamle yapmak anlamına gelir.

Çünkü yapılacak seçim, oldukça maliyetli olduğu kadar aynı zamanda şirketin insan kaynaklarından pazarlamaya tüm bölümlerinin işleyişini ve performansını etkileyebilir.

Dolayısıyla bu kritik seçimi yaparken, “Nasıl olsa iyidir” diye düşünüp, yalnızca uluslararası sektör lideri firmaların arkasına sığınmak yerine, öncelikle ERP yazılımından neler beklemek gerektiğini ve gelecekte ihtiyaç duyulacak teknolojiler ile entegrasyonu hakkında bilgi sahibi olmak gerekiyor.

Bu yazımızda en iyi ERP yazılımını seçmek için ERP endüstrisi için oldukça önemli konular olan buluta geçiş, kesinti döngüleri, yeni teknolojilere duyulan ihtiyaç ve daha fazlası için bir bakış açısı sunacağız.

Bulut tabanlı ERP

Bildiğiniz gibi son birkaç yıldır tüm yazılım kategorilerinden buluta doğru yoğun bir hareket var.

Ancak ERP, bulutu benimseme açısından özellikle CRM ve İK gibi daha birçok alanda gerçekten geride kaldı. Ancak yeni uygulamaları olan KOBİ’ler için bulut gerekliliği gittikçe norm haline geliyor.

Dolayısıyla KOBİ’ler ve hatta büyük işletmeler, daha hızlı, daha ucuz ve daha kolay olduğu için çoğunlukla bulut tabanlı ERP’yi tercih ediyorlar.

Bulut tabanlı ERP’nin genellikle küçük işletmelerin kullanımına daha uygun olduğu söylenebilir, çünkü kendi sistemlerini korumak zorunda olmadan şirket içi BT ihtiyacını önemli ölçüde azaltabiliyor. Böylece yalnızca bir veya iki BT çalışanı olan küçük şirketler, normalde bakımını karşılayamayacakları devasa bir ERP sisteminden yararlanabiliyorlar.

Elbette, büyük şirketler de bulut tabanlı ERP’nin avantajlarından çeşitli şekillerde yararlanabilir. Sınırlı internet erişimi ve şirket içi çözümleri bir zorunluluk haline getiren belirli endüstri standartları dışında, bulut yazılımı genellikle büyük işletmeler için de iyi bir seçim olabiliyor.

Bulut tabanlı ERP, Sürekli Güncelleme Gerektirir

Bulut mimarisi herkes için yeni bir kavram. Klasik ERP’den farklılaşan en önemli özelliği de çoğunlukla sürekli güncelleme yapmayı gerektirmesidir.

Yani birkaç yılda bir, tüm taşları yerinden oynatabilecek büyüklükte tek bir devasa değişiklik yerine, şirketinizin zamana yayılmış birçok küçük değişikliğe uyum sağlamasını gerektirir.

Bu durum şirketler açısından olumlu olsa da bazı olumsuz tarafları da mevcut.

Zira bu tür bir durumda gerekli değişiklikleri yapabilecek ve yönetebilecek personeli barındırmanız ve şirket iş akışınızı sık aralıklarla yapılacak bu güncellemelere göre planlamanız gerekiyor.

Eski bir sürümde sonsuza kadar kalınamayacağı için bunlara uyum sağlamak kritik önem taşıyor.

Ayrıca personelinizin değişime daha açık olması gerekiyor. Dolayısıyla bu durum işletmelerin eğitime ve satıcı desteğine daha fazla yatırım yapmasını gerektirebilir.

Gartner’dan Debbie Wilson, işletmelerin bulut ERP taleplerinin üstesinden gelmek için önümüzdeki beş yıl içinde yetenekleri eğitirken, dışarıdan uzmanlar bulmaya odaklanmaları gerektiğini söylüyor.

Bu, bugün birçok şirket için bir zorluk olsa da, değişimi ve çevikliği yaşam tarzı haline getirmesi zorunlu işletmeler için önemli bir adım olacaktır.

Daha Fazla Kişiselleştirilmiş Çözüm

Gelecekte ERP kullanıcıları, güncel kalabilmek için sektörlerine özel olarak uyarlanmış çözümler arayacak.

Dolayısıyla ERP yazılımı sunan firmaların modifikasyonlar yerine çözümleri kişiselleştirmesi ve çözümlerin kodu değişmeden ihtiyaçları destekleyecek şekilde genişletmesi gerekiyor.

Bu durum, bir şirkete kullandıkları ERP yazılımının her yönü üzerinde tam kontrol vermez, ancak çok az çabayla özel bir çözüm sunar. Ayrıca klasik durumda olduğu gibi, yalnızca bir ERP çözümünü yönetmeye adanmış kapsamlı BT ekiplerine olan ihtiyacı büyük ölçüde azaltır.

Seçilen ERP sağlayıcısının kişiselleştirilmiş çözüm önermesi önemlidir. Yani sadece büyük olduğu ve güven uyandırdığı için seçilen bir firma, kolaylıkla bir kaç yıl içinde atıl ve köhne durumuna düşebilir.

Yapılacak seçim, bazı işletmeleri önümüzdeki birkaç yıl içinde rakiplerinin önüne geçirebilir.

Kısaltılmış Kesinti Döngüsü ve Esneklik

Çok yıkıcı zamanlarda yaşıyoruz. İçinde bulunduğumuz pandemi gibi felaketler, işin devam edebilmesi açısından, çevikliği her zamankinden daha önemli hale getiriyor.

Pandemi sürecinin hızlandırmasıyla artan hız, esneklik ve çeviklik ihtiyacını karşılamak amacıyla bir çok işletme, raporlama araçlarını kullanarak kesinti döngüsü gibi zorlukları aşmaya çalışıyor.

Dolayısıyla ERP satıcılarının da rekabet edebilmek için, platformlar, mikro hizmetler ve diğer benzer bileşenleri göz önünde bulundurarak, gerçekten esnek ve çevik bir sistem oluşturmaları gerekiyor.

Daha önce değindiğimiz gibi, bulut tabanlı ERP sistemleri, en son güncellemeleri ve özellikleri almayı kolaylaştırır. Bu, kesinti döngüsünü kısalması ve aynı zamanda işletmelerin kendi iş süreçlerini ERP sistemine uyarlamaları gerektiği anlamına gelir.

Yani, bir işletmenin daha iyi iş sonuçları elde etmek için, örneğin satış siparişlerini nasıl alacağını, ERP ile uyumlu hale getirmesi gerekir. Bunu yapmazsa diğer alternatifi, geleneksel sipariş alma sürecini sürdürmesine yardımcı olacak geçici çözümler bulmaktır.

Ancak geçici çözümler genellikle kısa vadede sorunları giderirken, bunların sürdürülmesi oldukça zor olabilir. Çünkü öncelikle, zamanla sistemde yapılması zorunlu olan güncellemeler ile bulduğunuz geçici çözümler geçersiz hale gelebilir.

Geleneksel süreçleri sürdürmenin günü kurtaran çözümlerini kullanmanın diğer bir olumsuz tarafı da çalışanlar tarafında ortaya çıkar. Özellikle yeni işe aldığınız çalışanlarınızın hem sistemi, hem de onları kullanmanın karmakarışık hale gelmiş yolunu öğrenmeleri gerekir.

Gelişmiş Teknolojilere Olan İhtiyaç

ERP firmalarının önümüzdeki birkaç yıl içinde belirli teknolojilere odaklanması gerekecek.

Kişiselleştirilmiş çözümleri ve yeni süreçleri, iş modellerini ve iş yapma yöntemlerini desteklemek üzere analitik, IoT ve AI gibi gelişmekte olan teknolojilerle bütünleşmeli ve ERP kullanma deneyiminin çok daha tüketici odaklı olması sağlanmalılar.

İşletmeler, yapay zeka ve nesnelerin interneti teknolojilerine ilgi duymaya başladılar ve tahmine dayalı envanter planlama gibi kesinti ve değişimi proaktif olarak yönlendirmelerine yardımcı olacak yeteneklerle gittikçe daha fazla ilgileniyorlar.

Ancak çoğu, nesnelerin internetinin (IoT) işleri için tam olarak neler yapabileceğini henüz bilmiyor.

IoT ERP’de, özellikle nakliye detayları, tedarik zinciri lojistiği ve sahadaki sistemlerinizin performansı gibi konulara bakmanız gereken ürün merkezli işletmelerde oldukça çok kıllanım alanı buluyor.

Bu sistemlerde neler olup bittiğine gerçek zamanlı olarak izlendiğinde, birçok sorun daha gerçekleşmeden ortadan kaldırılabilyor.

Örneğin IoT, işletmelerin özellikle ekipmanla ilgili sorunları teşhis etmesine ve tam olarak hangi parçaların tamir edilmesi veya değiştirilmesi gerektiğini belirlemesine yardımcı olabiliyor.

Ayrıca kurumsal ekipmanın yanı sıra tüketiciler tarafından barındırılan ekipman konusunda da kullanılabiliyor. Bu, IoT’yi müşteri memnuniyetini artırmada önemli bir araç pozisyonuna taşıyor.

Günümüz iş dünyasında, hız, esneklik ve çeviklik kadar, üstün bir müşteri deneyimi de yaratan işlevsellik büyük önem taşıyor.

Dolayısıyla bir ERP sisteminin yeni teknolojilere olan yatkınlığı oldukça önemlidir. Seçeceğiniz firmanın bu anlamdaki duruşunu iyi değerlendirmek, gelecekteki beklentilerinizin karşılanması adına önemli bir araştırma olacaktır.

Dijital Dönüşüm Planınızı İyi Yapın

İşletmelerin tamamı bir ERP sistemini uyguladıktan kısa bir süre sonra süreçlerinde iyileşme gözlediğini söyler. Bu elbette doğrudur. Ancak zaman biraz geçtiğinde sistem satın alınırken vadedilen faydaların yarısını gerçekleştiremediğini görür.

Çoğu zaman satın alınan ERP sisteminin raporlama, verimlilik, büyüme ve teknoloji güncellemesi konularında hantal, hatta verimsiz kalır. Buna karşılık muhasebe ve İK gibi arka ofis alanlarında oldukça başarılı olduğu görülür.

Hal böyleyken, içinde bulunduğumuz zaman diliminde işletmeler için dijital dönüşüm artık zorunlu hale geldi. Dolayısıyla bir çok şirket dijitalleşeceğim derken, satın aldıkları ERP uygulamalarından tahmine dayalı analitik, iş zekası, e-ticaret araçları ve daha fazlası talep ediyor.

Problem de işte burada başlıyor. Bir çoğu bu talepleri yaparken, bir ERP uygulamasının ne kadar uzun ve maliyetli olacağını hafife alıyor ve fatura kabardıkça bu modülleri nihai sistemden çıkarmak istiyor. Dolayısıyla genelde temel ERP paketleri satın alınıp bırakılıyor.

Son tahlilde de elde, gerçek bir ERP sistemi yerine, çok para verilerek alınmış hantal bir ofis aracı kalıyor.

Bunun olmaması için, işletmelerin öncelikle derinlemesine bir dijital dönüşüm planı oluşturmalıdır. Bunun yanı sıra işletmenin kendisini iyi tanıması ve gerçekçi beklentilerle ne istediğini bilerek ERP sistemi seçmesi gerekir.

Ancak bu şekilde bir ERP uygulamasının tam potansiyeline erişilebilir.

ERP Araştırmaları ve Raporları

En iyi ERP’yi seçmek için, alıcıların günümüzün ERP pazarı üzerinde kapsamlı bir araştırma yapması zorunludur. Cevaplarını bilmeniz gereken sorular şunlardır:

• Hangi ürünler işletmenin boyutuna uygun? 
• Hangi ürünler faaliyet gösterilen sektöre hitap ediyor? 
• Hangi ürünler işletmenin ihtiyaç duyduğu tüm özellikleri ve işlevselliği sağlıyor? 
• Hangi ürünler işletmenim hem bugününün hem de yarınının zorluklarını aşmasına yardımcı olabilir?

Yukarıdaki soruları sorarak seçenekler oluşturduktan sonra, ERP çözümleri karşılaştırılmalıdır. Ancak bu, oldukça organize bir şekilde, titizlikle ve kapsamlı olarak yapılması gereken bir çalışmadır.

Özetlersek

En iyi ERP sistemini seçerken, bulut tabanlı ERP ‘nin sürekli güncellenme ve daha fazla kişiselleştirilmiş çözüm sunduğu için dikkate alınmalı. Ancak bulut tabanlı bir ERP tercih edildiğinde kesinti döngüsü kısalacağından, işletmelerin de daha esnek olmayı göze almaları gerekiyor.

Günümüz şartlarında işletmeler’in AI ve IoT’ye olan ihtiyaçları günden güne artacak gibi görünüyor. Seçilecek ERP uygulamasının tüm bu yeni özellikleri gelecekte de karşılayabilecek durumda olması önem kazanıyor.

Ayrıca işletmelerin, bir ürün satın almadan önce kapsamlı bir dijital dönüşüm planı hazırlayıp, beklentilerini gerçekçi olarak belirleyerek net bir şekilde ortaya koymaları gerekiyor.

Bir ERP seçmek, en başta da söylediğim gibi son derece maliyetli ve kritik bir karardır. Geri dönüşü genellikle çok kolay olmaz. Dolayısıyla, herhangi bir firmanın büyüklüğüne, kurumsallığına, reklamına, promosyonuna, vaadlerine bakmadan önce, işletmenin gerçekten ihtiyaç duyduğu ürünün hemen hemen tüm özellikleri belirlenmiş olursa, isabetli karar vermek mümkün olabilir.