Geçtiğimiz haftalarda yayınladığımız OKR Nedir? başlıklı makalemiz, her gün yüzlerce kişi tarafından ziyaret ediliyor. Bu makalemizde ise, “OKR nasıl kullanılmalı?” sorusuna  cevap vermeden önce, son zamanlarda neden çoğu şirketin onun peşine düştüğünü araştırıyoruz .

Son günlerde iş dünyasında, en çok araştırılan ve üzerine kafa yorulan konulardan birisi de OKR. Görünen o ki, ilk defa 80’lerin başında ortaya çıkmış olan bu çok etkili  yönetim stratejisi, yeniden yükselişte.

OKR, kısa süre öncesine kadar, “eski moda” olarak yaftalanıp, KPI ile karşılaştırılıyordu. Ancak tarih, bu stratejinin başarısını kanıtladığını gösteriyor.

Bunu görmek için sistemin  ilk çıkış yeri Intel’in, ya da Dünya’ya yayılmasına sebep olan Google’nin başarısına bakmanız yeterli… 

Ama zaten bunu bildiğiniz için, şu anda bu yazıyı okuyorsunuz değil mi? Çünkü Google’den sonra, onların elde ettiği başarıyı yakalamak isteyen bir çok şirket, bıraktıkları ayak izlerine basarak yürümeyi tercih etti ve bu işe yaradı.

Mesela ByteDance; OKR ile yönetilen yüksek büyüme oranına sahip teknoloji şirketlerine iyi bir örnektir.

Öyleyse öncelikle şu sorunun cevabını vermeliyiz:

“Şirketler neden OKR kullanmalı?”

Önümüzdeki birkaç yıl içinde, OKR stratejisinin kullanımı hem teknoloji firmalarında, hem de diğer sektörlerde çok daha fazla yaygınlaşacak.

Çok yakın bir gelecekte sadece, organizasyon yapısını yatayda ve dikeyde OKR ile yöneten işletmelerin çağın getirdiği devinime uyum sağlayabildiğini göreceğiz.

Çünkü OKR, aşağıdaki başlıklarda açıklanan, 2021 ve sonrası için iş dünyasının ihtiyaçlarına cevap verebiliyor. Öyleyse işletmelerin neden OKR’ye yöneldiğine yakından bakalım:  

1.Dijital Dönüşüm 

Pandemiyle birlikte, birçok işletme dijitalleşme kavramıyla burun buruna geldi. Çünkü yeni bir normalden bahsediyoruz ve çalışanlarla müşterilerin, işletmelere uzaktan erişimiı hayati önem taşıyor. 

Bu, daha çok yazılım kullanılması ve daha çok yönetilecek sistemin olması demek. Üstelik, kullanıcıların oluşabilecek sıkıntılı durumlara karşı toleransı çok daha düşük.

Dolayısıyla, her gün daha fazla işletme apar topar dijital dönüşümlerini sağlamaya çalışıyor. Ve sorun da burada başlıyor. 

Bir işletmenin dijital dönüşüm geçirmesi çoğu zaman, kalıcı olarak vizyon ve misyonunu revize etmesini ve iş süreçlerinin geçireceği zorunlu değişimden verim elde edebilmek için yeni stratejiler belirlemesini gerektirir.

Yeni stratejiler geliştirmek ise çoğu zaman oldukça zorlayıcıdır. Çünkü, telaşla girişilen dijitalleşme sürecinde, eş zamanlı olarak hem şirketin süre gelen işleri devam ettirilmeli, hem de çalışanlar ve müşterilerin yeni teknolojiye uyum sağlamasını  gerekir.

Bu tür zorlayıcı durumlarda, yeni bir stratejinin nasıl olması gerektiğini, nasıl yönetilebileceğini ve nasıl ölçülebileceğini doğru belirlemeye çalışmak, birçok durumda kafa karışıklığına hatta  önemli hatalar yapmaya neden olabilir.

OKR yöntemi ise, bu ortama en net haritayı sunar. Dolayısıyla  henüz yolun başındaki şirketler, onu kullanarak dijital dönüşümünü çok daha hızlı ve kolay gerçekleştirebilmiş şirketlerin yaptığını yapmayı kullanışlı buluyor.

2. Ürün Yönetimi

Dijital dönüşümün merkezinde ise çoğu zaman Ürün kavramı yer alıyor. 

OKR kullanarak başarılı olmuş bir çok şirketin, ürün odaklı stratejiler benimsemiş olduğunu biliyoruz. Çünkü OKR, ürün odaklı olmayı, modern ürün yönetimiyle de mümkün kılıyor. 

3. Artan Çeviklik ve Odaklanma İhtiyacı 

Çağımızın en önemli değerlerinden birisi de çeviklik ve işletmeler tarafından büyük bir hızla benimseniyor. Elbette bu durum, kendine ait bazı zorlukları da beraberinde getiriyor. 

Çünkü, kuruluşların şimdiye kadar sahip olduğu stratejik planlarını ve uygulamalarını, tüm departmanlarda bir anda çevik hale getirmeleri çok zor olabilir.

OKR bu noktada, farklı departmanların, değişen koşullara normalde verebileceklerinden daha hızlı yanıt vermelerine olanak tanıyan bir stratejik yapı sunuyor.

Çevikliği destekleyen bir başka unsur da, OKR’nin işletmelerin odaklılığını arttırmasıdır.

Çünkü şirketlerde sıklıkla, başka bir sistemle yönetilirken, kolayca iş hedefi haline getirilebilecek çok sayıda fikir ve girişime rastlamak mümkündür. Bu, çoğu zaman kurumu hantallaştırır.

OKR , bu tür fikirleri mantıklı bir biçimde değerlendirip eledikten sonra, sınırlı sayıda iş fikrini hedeflere taşır.

4. Uzaktan Çalışma ve Dağıtılmış Ekipler

Her yerde söylendiği gibi pandemi, klasik anlamda iş yeri kavramını ve rutin iş akışlarını -kuvvetle muhtemel uzun vadeli olarak- değiştirdi.

Bir çok işletme, fiziksel olarak bir arada olma halinin sağladığı avantajları kaybetti. Böylece, değişen önceliklerini belirleme ve bunları çalışanlara eskisinden daha etkili bir biçimde iletmenin yollarını aramaya başladılar.

Çünkü  uzaktan çalışan işletmelerin çoğu, pandemi gibi, belirsizliklerle dolu ve çok hızlı değişen bir dış ortamda, kendi içinde karmaşaya sürüklendi. Tanımlanan görevler, iş akışları, esneklik ve hedefler sekteye uğradı.

Değişen durumlara göre atılacak adımlar, önceden belirlenmediği için, hem yöneticiler, hem de çalışanlar çoğu zaman normalden fazla çalşsalar da, emeklerinin doğurduğu sonuçları şeffaf bir biçimde göremedikleri için, yetersizlik hissiyle boğuşmaya başladılar.

Bütün bunlar uzaktan çalışan işletmeleri, kendi çalışanları için itici hale getirdi. Buna tutarlı bir çözüm arayan kuruluşlar ise OKR leri keşfetti.

Çünkü, kuruluş içinde tutarlı bir şekilde akan, net bir şeklide tanımlanmış ve şeffaf bir şekilde uygulanan OKR’ler, bir çok şirketin beklenmedik bir şekilde dağılmış personelini bir arada ve odaklı tutmaya izin veriyordu.

Dolayısıyla diyebiliriz ki: OKR, pandemi ve uzaktan çalışmaya eğilimin sonuçlarını ve dezavantajlarını hafifletmeye yardımcı olabilecek bir çalışma biçimdir.

5. Gelişmiş Yazılımlar

Çok yakın bir zamana kadar, OKR yönteminin idari ve lojistik uygulaması şu şeklide eleştiriliyordu:

• Detaylı çalışmalar sonucunda belirlediğiniz hedefleriniz ve anahtar sonuçlarınız, yalnızca elektronik tablolarda, slaytlarda veya dahili veri bankalarınızda yaşıyorsa, bu onu oldukça hantal bir çerçeveye sokabiliyordu.
• OKR nin metin ağırlıklı yapısı, herhangi bir görsel destek olmadan, yöntemin benimsenmesini ve kullanımını engelleyebiliyordu. 
• Ekip üyelerinin, komşu ekiplerin şu anda neyin üstünde çalıştığını, neye öncelik verdiklerini sürekli kontrol etmesinden doğan gergin ortam ve bundan doğan sürtüşmeler performansı düşürüyordu.

Ancak artık, tüm bunlar göz önüne alınarak, geliştirilmiş OKR yazılımları var. Hedeflerinizi ve anahtar sonuçlarınızı düzenleyen, otomatikleştiren ve görselleştiren, amaca yönelik olarak tasarlanmış bu araçlar, oldukça büyük fark yaratıyor.

Ürün Yönetiminde OKR Örneği

Aşağıdaki tabloda, günümüzün ürün odaklı OKR’lerinin tipik olarak nasıl olacağına dair, her katmanda sadece bir hedef ve bir anahtar sonuç gösteren, basit bir örnek görüyorsunuz. 

Elbette, gerçek bir işletmenin hedef ve anahtar sonuçları daha fazla olacaktır.Ancak yine de mantığını anlamak için küçük bir perspektif sunacağını umuyorum.

Örnek, tamamen varsayımsal bir işletmenin, var sayımsal hedeflerini ve stratejilerini anlatsa da, ele  alınan konular, iş dünyasının şu anda uğraştığı temalardan ilham alınarak belirlenmiş…

Gördüğünüz gibi, OKR uygularken, hem hedeflerin (neyi başarmak istiyoruz?) hem de anahtar sonuçların (başarımızı nasıl ölçüyoruz?) artan ayrıntı düzeyiyle bir rolden diğerine akması önemlidir.

Hedefler, her seviyede ilham ve enerji vermek anlamına gelirken, atanan anahtar sonuçlar, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, uygun ve zamana bağlı olmalıdır.

Bu sistemde dikkat edilmesi gereken diğer noktalar ise:

• Girdiler yerine sonuçlara odaklanılmalıdır
• Çalışan performansına değil, stratejiyi yönlendirmeye odaklanılmalıdır
• Farklı departmanların işlevlerini hizalama, hiyerarşi kadar önemlidir 
• Ne kadar iyi analitik çalışma yapılırsa, bu o kadar iyi tanımlanmış sonuçlara dönüşür

Yazımızın başından beri anlattığımız, tüm avantajlarına rağmen, OKR’nin her derde deva bir sihirli değnek olmadığını belirtmek gerekir.

Organizasyonun her noktasını OKR ile yönetiyor olsanız bile, yine de çok başarısız olabilirsiniz. Modele ne koyduğunuz, ne kadar analitik olarak çalışıp, gerçekçi sonuçlar tanımladığınız önemli rol oynar.

Şimdiye kadar çok çalıştığınız halde hala hantallıktan şikayet ediyor ve istediğiniz başarıyı elde edemiyorsanız, şirket  stratejilerinizin uyumu ve duyarlılığı ile ilgili ciddi problemleriniz olabilir.

Çözüm için OKR sistemi, kesinlikle incelenmeye değer görünüyor. 

Kaynakça:

“Önemli Olanı Ölç” Yazar: John Doer, Buz Dağı Yayınevi 

OKR Nedir? | Açık Kaynak Fikirler

OKR Hedefleri Nasıl Belirlenir? | Açık Kaynak Fikirler

What is driving today’s OKR Renaissance | Gartner

Agility to action: Operationalizing a value-driven agile blueprint | McKinsey